PROJECT CHARTER ACADÉMICO

041_PROJECTCHARTER_rev0_P.pdf

1. TÍTULO

LASMED PROJECT

2. OBJETIVO

El objetivo de este proyecto es poner en práctica una simulación de los contenidos aprendidos durante el Postgrado en Project Management Avanzado aplicando las metodologías y herramientas adquiridas.

El proyecto en el que trabajará el equipo consiste en la optimización y reducción de tiempos actuales del cambio de utillajes de la empresa Bolardos Viales S.A.  Actualmente el tiempo está en 3 horas de cambio de utillaje y el objetivo es bajar a una hora y media, representando  una mejora del 50 %, consiguiendo el objetivo de mejora SMED propuesto.

Esta mejora se pretende conseguir en un plazo de 6 meses.

3. JUSTIFICACIÓN

3.1 JUSTIFICACIÓN ACADÉMICA

El presente proyecto está planteado por la dirección académica del programa Project

Management Avanzado del centro Tech Talent de la UPC con los siguientes objetivos:

  • Completar la formación académica impartida a lo largo del programa en Gestión de Proyectos Eficientes en Calidad, Tiempo y Coste.
  • La aplicación práctica de las técnicas y herramientas de gestión de proyectos presentadas durante el programa del PMA, fundamentalmente las descritas en el método PMBOK e incluyendo además otros aspectos planteados en el programa para la consecución de un proyecto viable planteado por este grupo.
  • Hacer posible la evaluación por parte del Tribunal del PMA-UPC del aprovechamiento de los contenidos del programa por parte de cada alumno, valorando su desempeño tanto individual como dentro del grupo al que integra.
3.2 JUSTIFICACIÓN DEL PRODUCTO

Debido a la gran demanda actual de Bolardos Viales S.A, en la fabricación de distintos modelos en series cortas, es necesario una mejora en los ciclos de producción, mejorando el tiempo de cambio de utillaje utilizando la metodología SMED.

4. ALCANCE

4.1 LÍMITES DEL PROYECTO

El proyecto será desarrollado entre el 9 de Marzo del 2013 con la creación y definición del grupo de trabajo, y el 22 de Junio del 2013 con las presentación del mismo.

El tiempo de dedicación por parte de cada uno de los miembros del equipo será de 154 horas, con total de 924 horas de proyecto.

El tiempo dedicado en equipo en horas de reunión será de 3 horas semanales.

4.2 LÍMITES DEL PRODUCTO

El proyecto propuesto  consiste en la optimización del proceso de fabricación de los Bolardos, a través de la metodología SMED persiguiendo los siguientes objetivos:

  • Plantear su desarrollo para la totalidad de las fases de un proyecto, lo que hará posible el manejo de procedimientos, técnicas y herramientas de PMA encada una de ellas.
  • Realizar un análisis exhaustivo del proceso existente en la ejecución del cambio de utillajes, para  mejora de tiempos.
  • Propuestas de mejoras técnicas y organizativas para la consecución del objetivo final que es la mejora de tiempos y producción de bolardos.

Considerando que los usuarios finales de esta metodología será los propios operarios de producción del Bolardo, el  objetivo es que el proyecto sea claro e inteligible tanto para las personas receptoras del proyecto antes comentadas como para cualquier otra persona que se incorporara y formara parte de la producción.

El éxito en la optimización del proceso viene dado por el uso de técnicas que al cliente le resultarán económicas, ya que no implicará el desarrollo de nuevas tecnologías ni de espacios nuevos.

5. EQUIPO

5.1 PERFILES

En la siguiente tabla se describen esquemáticamente los perfiles profesionales y académicos de cada uno de los miembros del grupo:

5.1

5.2 DATOS DE CONTACTO
5.2
5.3 ROLES EN EL EQUIPO “TEST DE BELBIN”

Los miembros del equipo hemos realizado el cuestionario de autoevaluación del “Test de Belbin” para poder definir cuáles son los roles de cada miembro a la hora de trabajar en equipo dentro de la organización del trabajo.

Existen 9 patrones de comportamiento llamados roles de equipo, cada rol de equipo tiene sus fortalezas y debilidades permitidas particulares, y cada uno de ellos contribuye de manera importante al desempeño del equipo.

En los siguientes gráficos se detallan los roles dominantes correspondientes a los miembros del equipo y el total del equipo:

5.3

Como se observa en la gráfica, cada uno de los nueve roles definidos por Belbin como necesarios para el correcto funcionamiento del equipo están cubiertos por al menos un integrante del mismo, a mayor o menor escala, teniendo como puntos más flojos el de cerebro, monitor evaluador y finalizador por lo que en estos puntos deberemos tener especial cuidado debido a que puede representar un riesgo para el proyecto.

5.4 RESPONSABILIDADES

5.4.1 LÍDER DEL PROYECTO

El grupo ha decidido dar el liderazgo a  Jesús Manuel Reyes Gabarró por ser el promotor e impulsor del proyecto y por ser quién conoce de primera mano las necesidades del cliente, tanto técnicas como económicas.

5.4.2 RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Se ha visto conveniente compartir los roles en las responsabilidades de las áreas de conocimiento, con el fin de obtener los objetivos como equipo, y pasar por todas las fases de proyecto adoptando el rol que periódicamente irá variando.

Las rotaciones se establecen cada dos semanas, y se pretende que cada persona llegue a experimentar todas las responsabilidades, y así aprender en aquellas áreas que se dominaban menos.

La asignación de cada miembro del grupo como responsable de una o más tareas esta descrita en la siguiente tabla:

5.4.2

6. CALENDARIO Y CRONOGRAMA

6.1 CALENDARIO

Se define el siguiente calendario para el proyecto y se muestran las fechas de los diferentes entregables del proyecto.

Por el momento se asignan reuniones presenciales que se muestran en el calendario, la mayoría de las reuniones serán los miércoles a las 19:00h en Cerdanyola del Vallès.

El calendario está sujeto a revisiones futuras y una vez desarrollado el Plan de Proyecto se asignarán las reuniones necesarias para garantizar el cumplimento del mismo.

6.1

6.2 CRONOGRAMA

Se define el siguiente cronograma como propuesta inicial de planificación general del proyecto.

Se trabajará con Microsoft Office Project, software de gestión de proyectos, que nos permitirá desarrollar el plan del proyecto, asignar los recursos analizando las cargas de trabajo, monitorizar el progreso de las actividades y controlar los costes.

6.2

7. COSTES

Para mejorar la precisión de la estimación de costes del Proyecto, e incluir una mejor estimación del riesgo y la incertidumbre, utilizaremos tres escenarios, el más probable (Cm), el optimista (Co) y el pesimista (Cp) y realizaremos la media ponderada (Ce) mediante la siguiente ecuación:

7

Los conceptos incluidos en el presupuesto inicial son los siguientes:

Horas de ingeniero: Se incluye aquí el tiempo dedicado por los 6 miembros del equipo, tanto en el desarrollo del proyecto como en las horas de reuniones de seguimiento y control.

7-1

Dietas y desplazamientos: Se componen del coste de comidas/cenas en los días de reuniones de equipo así como el coste de desplazamiento en transporte público o privado para todos los miembros del equipo de trabajo. Se estima un coste por dieta de 10-16 euros y un coste por desplazamiento de 4 euros y 8 euros con origen en diferentes puntos de Barcelona y la periferia de Barcelona.

7-2

Otros costes imputables: Se engloban aquí los gastos de material de oficina, gastos de teléfono móvil-internet, así como los costes de compra de dominio y otros para el funcionamiento de la web.

7-3

Otros comentarios: No se incluyen costes de amortización de los equipos puesto que estos no fueron comprados en exclusiva para la realización del proyecto y algunos de ellos se encuentran totalmente amortizados. Dada la inmaterialidad que supondría su coste, se decide no tener en cuenta.

Y su resumen es el siguiente:

7-4

8. INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN

Las herramientas de comunicación en el proyecto dependerán de los interesados del mismo y del canal de comunicación, ya sea oral o escrito. También resultará útil poder fijar las prioridades sobre qué interesados y en qué casos, en función de su poder-interés en el proyecto, deben ser informados.

8.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS

Al identificar a los interesados del proyecto se nos permite diferenciar entre comunicación interna entre miembros del equipo y externa con otros interesados del proyecto.

Los principales grupos de interesados del proyecto son:

Miembros del equipo del proyecto

Clientes del proyecto:

1. Dr. Jaume Mussons, tutor (patrocinador) del proyecto académico.

2. Bolardos Viales S.A, empresa piloto sobre la que realizaremos el estudio de los métodos técnicos-académicos del proyecto.

Otros interesados externos: resto de grupos de proyecto del PMA y posibles.

8.2 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN

Las herramientas de comunicación que se utilizarán serán:

8.2.1 COMUNICACIÓN ORAL

Presencial: Reuniones programadas según calendario en presencia de los interesados ya sean internos o externos del equipo del proyecto.

Las reuniones darán lugar en la Talent UCP School y en un local de Cerdanyola del Vallés.

A distancia: Para comunicarnos de forma interactiva entre los interesados internos priorizaremos el teléfono como herramienta de comunicación. También se podrá usar el correo interno del campus.

8.2.2 COMUNICACIÓN ESCRITA

Los principales canales que utilizarán los miembros del equipo de proyecto son:

1.Whatsapp

2.Drop box

3.Web

4.Sesiones PMA

5.Correo Electrónico

La comunicación escrita con los interesados externos del proyecto se llevará a cabo principalmente vía correo electrónico.

Para que el Cliente pueda chequear y evaluar la idoneidad de la documentación resultado de los trabajos realizados por el equipo (entregables) le facilitaremos el acceso a la WEB del Equipo de Proyecto y al servicio en el que finalmente alojemos nuestra intranet.

8.2.2

9. FORMATO DEL PROYECTO

9.1 FORMATO Y UBICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Toda la información referente al proyecto se irá colgando en una cuenta de DropBox de acceso libre para los miembros del equipo en donde se podrán visualizar y modificar los documentos entregables.

Se diseñará un espacio en la página web del proyecto en el cual los tutores e interesados externos podrán consultar la documentación generada.

La información será colgada en los siguientes formatos:

Office 2010 – documentos de texto (.docx) y tablas, gráficos y hojas de cálculo (.xls)

Adobe Acrobat – documentación a entregar

Microsoft Project 2010 – cronogramas y diagramas (.pjt)

9.2 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Las revisiones y aprobaciones de los documentos se realizarán con el consenso de todo el equipo.

En los documentos se deberá registrar quien es el autor del documento, el responsable de revisión, las revisiones efectuadas y la fecha de aprobación.

9.3 ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN

La información aparecerá en la página web con la estructura de clasificación del PMbok, según la siguiente estructura:

9.3

9.4 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

El sistema de codificación de documentos funcionará de la siguiente manera, tomando como ejemplo este documento:

041_PROJECTCHARTER_rev0_F

041: Indica el apartado del PMBOK de referencia para el documento, es decir apartado 4.1.

PROJECTCHARTER: título del documento en mayúsculas y sin espacios.

0: número de revisión del documento.

F: La letra indica el estado del documento (P: en proceso – F: finalizado)

10. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Se realizarán reuniones para controlar el progreso del proyecto y coordinar los cambios que puedan surgir en cada fase, siguiendo la metodología PMbok.

Las revisiones y aprobaciones de los documentos se realizarán durante las reuniones de equipo y mediante consenso de todos sus miembros. Todo documento presentado para aprobación deberá haber sido revisado previamente por otro miembro del equipo. De este modo, todos los documentos presentaran:

  • autor del documento
  • fecha de realización
  • responsable de revisión
  • fecha de aprobación

Deberá estar presente la figura de secretario, que realizará las actas de las reuniones, anotando los puntos más importantes que se vayan tratando, así como el repartimiento de tareas definidas durante las reuniones.

El papel de la figura de secretario que adoptarán los miembros del equipo irá rotando en cada sesión.

La difusión de la información la realizarán todos los miembros del equipo vía drop box, web o e-mail.

10.1 PUNTOS DE REUNIÓN
  • Locales y bibliotecas – Cerdanyola del Vallés.
  • Instalaciones Tech Talent Center UPC – Barcelona.

11. METODOLOGIA DE TRABAJO

Se acuerda realizar reuniones básicamente presenciales con una periodicidad que se acordará durante nuestros encuentros semanales en clase o mediante mensajería vía Smartphone utilizando aplicativo Whatsapp.

El lugar habitual de las reuniones será Cerdanyola del Vallès, por encontrarse en un punto equidistante del lugar de trabajo y/o residencia de todos los miembros del equipo, aunque también se prevén desplazamientos a la planta del cliente final para poder evaluar aspectos relativos al proyecto y su ejecución seguimiento y control.

En función de la carga de trabajo de cada uno los miembros del equipo y su desempeño se acuerda que no siempre será posible realizar las reuniones con una asistencia del 100%. La mayoría simple resultante decidirá respecto los siguientes ítems:

  • Revisión y aprobación de temas pendientes.
  • Toma de decisiones a nivel de grupo.
  • Seguimiento de tareas asignadas.
  • Organización y distribución del trabajo a realizar por cada miembro del equipo.

Durante la reunión, el secretario asignado a cada sesión tomará nota de los temas tratados, opiniones, acuerdos y/o decisiones tomadas, tareas pendientes con su respectivo responsable y plazo, para levantar posteriormente un acta de reunión donde consten todos ellos y donde además constarán la fecha y  hora de inicio, hora de finalización y número de asistentes.

12. CALIDAD

12.1 REVISIONES

Los documentos se revisarán a su creación y cada vez que se realice alguna modificación. Una vez revisados se clasificarán según el apartado 12.2.

12.2 ESTADO DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos serán creados y editados con Microsoft Office y colgados en una carpeta compartida mediante Dropbox, de manera que todos los integrantes tangan acceso a la documentación y se eviten posibles pérdidas.

El sistema permite analizar los cambios que se han ido realizando en el documento:

En el sitio web de Dropbox, pulsamos botón derecho sobre el documento podremos ver todo el historial de versiones, siendo la de número más alto la actual:

12.2

Se establecen los siguientes estados para todos estos documentos:

PROCESO (P): el archivo no es definitivo y está en proceso de edición por uno o varios miembros del equipo.

FINALIZADO (F): documento terminado, revisado y aprobado para proceder a la exportación a PDF (entregable).

El estado del documento estará indicado en el encabezado del mismo según codificación (P o F) al final del id de documento.

13. REGLAS DE CONVIVENCIA

13.1 PUNTUALIDAD

Se exigirá puntualidad e información en caso de posibles retrasos debido a tráfico o infraestructuras estatales. No obstante, se darán 15 minutos de cortesía antes de iniciar la reunión.

13.2 ASISTENCIA A REUNIONES

En función de la carga de trabajo de cada uno los miembros del equipo y su desempeño se acuerda que no siempre será posible realizar las reuniones con una asistencia del 100%, aunque se acuerda como buena práctica para el correcto avance del proyecto.

Caso de no poder asistir se deberá notificar al resto de equipo con tanta antelación como sea posible para no comprometer la consecución de los objetivos de la reunión, y tener opción si fuera necesario de poder cambiar la fecha de ésta.

13.3 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Cuando exista disparidad de criterio, el director de proyecto como cohesionador, buscará una solución por consenso, con la aprobación final del responsable del área o tarea a que se refiera.

Si hubiera incumplimiento en la entrega de alguna tarea asignada a un miembro del equipo será evaluado por el director de proyecto y, en consenso con el resto del equipo, se ampliará el plazo que se estime para la misma, o se reasignará ésta entre los miembros restantes -con la consiguiente notificación en el acta de la reunión en la que esté incluida-.

En caso de causa mayor que imposibilite a algún miembro del equipo realizar la tarea, ésta será reasignada del mismo modo al resto de miembros por parte del director de proyecto.

14. RIESGOS

Se han identificado los riesgos más significativos que pueden darse durante la ejecución del Proyecto. Para valorar su magnitud, se ha ponderado cada riesgo con un valor de probabilidad de ocurrir (P) y otro de impacto (I). La escala de valores va del 0 al 10 para ambas variables. Se han definido igualmente, los controles para minimizar y/o mitigar los riesgos identificados.

14

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